Pierwszy sukces masz już za sobą. Zdobyłeś rewelacyjnego specjalistę, którego działania mają zwiększyć zarobki i rozpoznawalność dla Twojej firmy. Gratulacje! Jak wykorzystać teraz czas, aby dobrze wprowadzić go na stanowisko i uzyskać oczekiwane efekty?

Poniżej opiszę kilka przydatnych wskazówek oraz wskażę błędy, jakie popełniamy najczęściej. O co zadbać, jak się przygotować, kogo zaangażować? Jak usystematyzować proces i zaoszczędzić czas wdrażania, aby był najbardziej efektywnym procesem dla każdej ze stron?

DWA SPOSOBY WDRAŻANIA, RÓŻNE EFEKTY

Spotykamy się z dwoma sposobami “dbania” o proces wdrażania.

Pierwszy, to popularne “wrzucenie na głęboką wodę” z przekonaniem, że jeśli pracownik sobie poradzi to będzie się nadawał. Mija czas wdrożenia, pracownik się nie sprawdził lub sam decyduje o odejściu. Powody mogą być różne. Co wtedy? My tracimy pracownika, czas i ponosimy koszty. Szukamy dalej…szanse by ta metoda przyniosła pozytywne rezultaty to 50% na 50%.

Druga metoda to zaplanowany proces wdrożenia, czyli: określenie, przygotowanie planu i czasu jego realizacji. W trakcie trwania procesu odbywa się jego monitoring, który pozwala na weryfikację działań i zwiększenie efektywności, a gdy zajdzie taka potrzeba – modyfikujemy, usprawniamy i uzupełniamy. Sama decyzja o kontynuacji współpracy już na tym etapie zaczyna się klarować.

ZACZNIJMY OD POCZĄTKU…

Znajdź odpowiednią osobę, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie całego procesu i jego monitorowanie. Oczywiście nie będzie ona realizowała planu w całości i zaangażuje do tego odpowiednie osoby.

STWÓRZ PLAN

Po co on jest? Po pierwsze dzięki niemu, będziesz mógł przygotować wszystkie etapy w odpowiednim czasie i zaangażujesz do tego osoby odpowiedzialne. Zazwyczaj są to: bezpośredni przełożony nowej osoby, kadry, dział IT oraz zespół inżynierów, z którymi będzie pracował. W planie uwzględnisz czas trwania każdego etapu, szkoleń, zadań oraz monitoringu.

Po drugie odpowiednią część tego planu przedstaw osobie, którą będziesz wdrażał. Dzięki temu zobaczy, jaki czas będzie miał na zapoznanie się z materiałami, kiedy przejdzie odpowiednie szkolenia oraz w jakie zadania będzie zaangażowany. Da mu to pełniejszy obraz i obniży niepotrzebny stres.

TRZY ETAPY WDROŻENIA

I ETAP: PRZYGOTOWANIA

Zaczynamy go odpowiednio wcześniej (w zależności od specyfiki firmy). Zaplanuj z

Przełożonym: przekaż informację i zaplanujcie daty spotkań, rozmów monitorujących.
Działem IT: zorganizowanie sprzętu do codziennej pracy, dostępów do programów czy systemów.
Działem kadr: przygotowanie umowy oraz innych ważnych dokumentów, jakie należy podpisać.
Zespołem: poinformuj kolegów w zespole, że dojdzie do nich nowa osoba, która będzie odpowiadać za x rzeczy. Osoby będą spokojniejsze o swoje stanowiska i unikniemy niepotrzebnych spekulacji.

II ETAP: PIERWSZY DZIEŃ W PRACY

Pamiętasz swój pierwszy dzień w pracy? Z pewnością kojarzysz, jakie towarzyszyły Ci uczucia, a przede wszystkim, które elementy były wartościowe, a o które nie zadbano.

Wystarczy własna refleksja – jak byś sam chciał być zaopiekowany tego dnia? Przede wszystkim bądź dla tej osoby od momentu odebrania jej z recepcji, po przekazanie planu dnia i wskazaniu stanowiska (przygotowanego).
Bardzo istotną kwestią jest rozmowa z przełożonym, na której pracownik poznaje kulturę i wartości firmy oraz oczekiwania dwóch stron. Na podstawie tej rozmowy tworzone są pierwsze wrażenia.
Przedstaw pracownikom zapowiadanego nową osobę, oprowadź ją po najważniejszych działach i zapoznaj z osobami z którymi będzie ściśle współpracował. Pamiętaj o wysłaniu wizytówki nowej osoby w wewnętrznej komunikacji z opisem funkcji, jaką będzie sprawować.

III ETAP: WDROŻENIE

Gdy już zaczyna się etap szkoleń i wdrożenia, warto wskazać w planie:

kiedy odbędzie się szkolenie o danej tematyce i kto jest za to odpowiedzialny
od kogo i kiedy powinien uzyskać dostęp do systemów
z jakich dokumentów i manuali powinien korzystać

Szkolenia i weryfikacja zdobytej wiedzy wydaje się proste. Błędem może być brak monitorowania czy pracownik rzeczywiście otrzymał należytą wiedzę. Sprawdź to kilkoma pytaniami. Materiały szkoleniowe oraz manuale, są bardzo pomocne i łatwe do przygotowania. Często wystarczy podstawowe programy oraz robienie print screenów (jeśli czynności dotyczą obsługi programów).

Świetnym rozwiązaniem sprawdzają się kursy online wdrażające, podnoszące kompetencje, które przydają się później dla większości pracowników i można je powtarzać.

MONITOROWANIE

Najczęściej spotykanym błędem jest brak monitorowania całego procesu. Dlaczego? Bo brakuje czasu, bo nie ma wskazanej osoby do tego. Do czego to prowadzi? Cała praca związana z przygotowaniem wdrożenia mija się z celem. Określ dni spotkań, opiekuna procesu oraz jak weryfikowane są szkolenia.

Nowy pracownik (jeszcze w okresie wdrożenia) po opanowaniu wiedzy, wchodzi w etap realizacji zadań. To jest tak naprawdę najlepszy moment, w którym najlepiej wrzucić go na głęboką wodę i sprawdzić jego możliwości.

Cały proces tylko w początkowej fazie jego tworzenia zajmuje czas, który potem procentuje i można wykorzystywać do innych stanowisk. Przygotuj, sprawdź, aktualizuj. A potem zobacz, jak rozwija się nowy specjalista i przyczynia się do wzrostu zysków w Twojej firmie.

Emilia Szyszkowska

Trener, Coach, Konsultant